Quais são os primeiros passos para montar um consultório médico do zero?

Quando falamos em montar um consultório médico do zero, devemos considerar alguns pontos importantes que você deve observar e pesquisar, tais como: administração e gestão financeira, marketing médico, gestão de pessoas, regularização e, muito importante, a escolha do local e imóvel.

É frequente o número de médicos que concluem a residência e queiram ter seu próprio consultório, pois oferece liberdade e maior chance de visibilidade na sua área de atuação. De acordo com o Censo de Demografia Médica de 2020, aproximadamente 81,7% dos médicos no Brasil que realizam consultas, atendem em consultórios privados.

Devemos destacar de que não se trata de um trabalho simples, montar um consultório requer conhecimentos específicos como os listados acima. Além de atenção aos detalhes, dedicação e planejamento, você deixa de ser apenas um médico, você agora é um médico empresário.

Aproximadamente 81,7% dos médicos no Brasil que realizam consultas, atendem em consultórios privados. (Foto: divulgação)

Alguns desafios pela frente

É sempre difícil começar um negócio do zero, seja ele na área de vestuário, advocacia, estética, ou qualquer outra. Os desafios são sempre os mesmos. Pensando nisso criamos esse artigo para te ajudar nesse processo.

1. Ausência de experiência em gestão administrativa: os cursos de medicina geralmente não oferecem matérias sobre gestão de pessoas e administração. Então é importante que o médico empreendedor busque esse conhecimento teórico em outras fontes, como cursos e experiências de outros empresários.
2. Dificuldade em lidar com muitas tarefas de forma simultânea: algumas pessoas tendem a absorver mais tarefas do que conseguem efetivamente lidar, causando sobrecarga. Isso faz com que alguns afazeres não sejam entregues com eficiência. Saber delegar funções e ter auto-gestão faz toda a diferença desde o início.
3. Gestão e contratação de pessoas: não é um trabalho fácil encontrar e contratar os primeiros colaboradores para o seu novo consultório. Principalmente porque não se tem base de qual tipo de pessoa será melhor no atendimento.
4. Falta de organização: é importante ter os processos já bem definidos desde o início, pois fará toda a diferença ao treinar os novos colaboradores.
5. Gestão do planejamento tributário: é essencial que você já saiba como funcionam os impostos para clínicas médicas. É importante fazer uma programação financeira e tributária com sua contabilidade.

Onde montar o consultório?

O primeiro passo para tirar os planos do papel é encontrar a localização e o imóvel ideais para abrir seu consultório.

Essa escolha é a mais importante, pois de fato envolve um alto custo de investimento e caso você se arrependa teria todo esse gasto novamente, então é bom que seja assertivo.

Quando falamos em um lugar que atende ao público logo pensamos na questão de fácil acesso, estacionamento e visibilidade, além de considerar um imóvel que você consiga expandir caso necessário.

Vale ressaltar também a importância estratégica do local, caso você atenda por convênio pode ser eficaz uma região próxima de postos de saúde, por exemplo. Se você busca atender somente como particular, seria mais interessantes regiões em que são frequentadas mais pelos públicos A e B.

Quais serviços oferecer?

Ao analisar quais serviços devem ser oferecidos em seu consultório, procure entender quais são as maiores necessidades na sua região e estude a concorrência.

É importante não subestimar seus concorrentes, pois no início é vantajoso que você consiga oferecer serviços que outros consultórios não oferecem.

Outra questão é avaliar os custos de certos procedimentos médicos. Caso seu consultório seja somente para consultas, seria ótimo ter uma cotação dos preços dos mobiliários e equipamentos de sua especialidade.

Na hipótese de realizar outros tipos de procedimentos no seu consultório leve em conta também o valor da hora de profissionais necessários em determinados tipos de atendimento. Enfermeiros, anestesistas, além de outros profissionais da saúde, costumam até fazer serviços como freelancers.

A importância da estrutura

A escolha do imóvel é tão importante quanto a do local, pois geralmente a estrutura é o maior investimento no momento de montar seu consultório.

Você precisará de um ambiente que ofereça uma recepção, banheiros, salas de atendimento e, com base nos serviços que irá oferecer, uma sala de exames. Uma copa para sua equipe também pode deixar o ambiente mais agradável para os colaboradores.

Hoje não se faz mais necessário reservar uma sala para arquivar fichas médicas, com a tecnologia é possível armazenar tudo em um só lugar ou até mesmo na nuvem.

Quando falamos de entrada ou acesso ao imóvel, muitos gestores acabam esquecendo de garantir também a acessibilidade para todas as pessoas, inclusive as com deficiência, idosos, entre outros.

Geralmente a estrutura é o maior investimento no momento de montar seu consultório. (Foto: divulgação)

Ah, e não esqueça de seguir todas as normas da ANVISA e verificar se o seu imóvel está de acordo. Se estiver tudo de acordo veja nosso artigo sobre como aprovar seu projeto.

Quais equipamentos você irá utilizar?

Em cada especialidade existem suas necessidades para desempenhar o trabalho.

Um exemplo prático disso é quando comparamos um consultório de clínico geral com um consultório de oftalmologista, o segundo demanda muito mais mobiliário e equipamentos.

Mesmo que sua especialidade necessite de equipamentos a mais, avalie as prioridades. Equipamentos de última geração podem ser bem apresentados, mas o paciente é leigo e geralmente quando ele voltar, será pela qualidade do atendimento. Então nem sempre o aparelho vai agregar o valor desejado.

Defina prioridades conforme a utilização dos equipamentos, até mesmo por experiências que você já tenha vivido em outros lugares, pois um equipamento que quase não é utilizado é dinheiro parado.

É hora de criar um CNPJ e abrir uma conta bancária

Depois de fazer um bom planejamento financeiro, estudar a questão tributária e definir quanto você planeja investir, é hora de começar criando um CNPJ e abrindo uma conta bancária. Isso facilita na hora de centralizar as receitas e despesas na conta de Pessoa Jurídica, facilitando a gestão financeira do seu negócio.

É muito comum as empresas, no caso dos consultórios, iniciarem como microempresas. Os CNPJs podem ser das seguintes classificações:

• LTDA (Limitada): geralmente são empresas onde há uma sociedade entre dois ou mais sócios;
• EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitade): onde há um único empresário que responde pela empresa, ao limite do valor do capital social (que deve ser de pelo menos 100 vezes o salário mínimo em vigor). Isso é necessário para que haja limitação das responsabilidades, dando autonomia patrimonial entre a pessoa física e jurídica;
• ME (Microempresa): empresa com apenas um proprietário e com faturamento anual de até 360 mil reais.

Caso o consultório tenha outros sócios, é importante que todos tenham acesso à conta bancária, porém, com limites de operações iguais a todos. Isso traz transparência às operações da empresa.

Lembrando que isso tudo precisa constar no contrato social da empresa.

Você precisa conhecer as exigências legais e sanitaristas

Conheça as exigências para abrir um consultório é primordial:

• Abra sua empresa, obtenha um CNPJ e escolha o CNAE que esteja de acordo com suas atividades;
• Consiga as licenças necessárias para o funcionamento: alvará de funcionamento da prefeitura, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, Certificado de Limpeza Pública, entre outros;
• Adeque seu estabelecimento de acordo com as normas da ANVISA. Um fiscal irá até seu consultório averiguar se está tudo conforme a legislação vigente.

Sua agenda precisa ser organizada

O médico empreendedor não deve deixar de lado suas obrigações administrativas ou de imagem. Mesmo que outros médicos atendam na sua clínica, é importante que você também realize atendimentos, pois é o seu nome que está chamando os clientes.

Mesmo com os atendimentos, vale frisar que você deve separar algumas horas semanais para cumprir com suas obrigações de gestor. Para isso, organize sua agenda e a mantenha sempre atualizada.

Tenha uma decoração elegante

Um consultório médico ou clínica precisa, ao mesmo tempo, apresentar elegância e sobriedade, ao mesmo tempo que deixa transparecer um pouco da personalidade do médico.

Sabe-se que na maioria a cor branca é predominante, entretanto, na recepção principalmente, você pode aproveitar itens decorativos como esculturas, móveis e quadros que tirem um pouco da aflição do paciente.

Veja também como criar uma atmosfera aconchegante na sala de espera da sua clínica.

Aproveite itens decorativos como esculturas, móveis e quadros que tirem um pouco da aflição do paciente. (Foto: divulgação)

Tenha uma boa gestão de custos

A gestão de custos é essencial para qualquer tipo de negócio, em qualquer ramo de atividade.

Quando os custos estão sob controle, o caixa da empresa flui de forma muito mais fácil.

Fazendo essa análise você conseguirá identificar situações que precisem mais da sua atenção e/ou investimento, inclusive proporcionar uma tabela de preços mais competitiva para seus clientes.

É necessário salientar que a gestão de custos deve levar em conta também os custos variáveis. Muitos se enganam ao considerar apenas despesas fixas ou despesas de serviços fornecidos.

Sugerimos que você considere:

• Folha de pagamentos;
• Taxas, tributos, contribuições e impostos a serem pagos;
• Custos variáveis (valor pago ao médico pelo atendimento, utilização do mobiliário e da sala);
• Custos fixos mensais (conta de água, luz, internet, aluguel, telefone, limpeza);
• Custos com comodidades e serviços: softwares de gestão, equipamentos disponibilizados aos profissionais, café, entre outros.

Você precisa ser divulgado

A parte de divulgação é um dos principais fatores que você precisa dar atenção ao abrir seu consultório.

Algumas pessoas acabam se perdendo um pouco pela falta de conhecimento em marketing e mídias digitais, isso acontece e é mais comum do que você imagina.

Caso você faça parte do grupo que não entende nada de marketing, o ideal é que contrate uma agência especializada, pois divulgação e bom posicionamento online é investimento.

Fique atento para o Manual de Publicidade Médica, do Conselho Federal de Medicina, pois há uma série de restrições quanto à propaganda de serviços médicos.

Conte com ajuda especializada

Depois de decidir a localização e o imóvel, você precisará montar seu espaço. Na Kanno Arquitetura você encontrará profissionais qualificados para guiar seu projeto desde o começo para aprovação na Vigilância Sanitária até a execução com acompanhamento da obra.